QUY TRÌNH ĐÓN TIẾP VÀ TIỄN CÁC ĐOÀN KHÁCH QUỐC TẾ ĐẾN LÀM VIỆC TẠI TRƯỜNG

Cập nhật lúc: 08:57 SA ngày 25/05/2018

 I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:

1. Mục đích:

Quy trình này hướng dẫn các tổ chức, đơn vị, cá nhân nắm vững quy định, trách nhiệm, tiếp nhận thông tin lập kế hoạch và đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến làm việc, công tác tại nhà trường một cách chặt chẽ, đúng quy trình, đúng pháp luật.

2. Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho tất cả các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong trường Đại học Hồng Đức trong việc đón tiếp và tiễn các đoàn khách quốc tế tới làm việc và công tác với Nhà trường.

3. Danh sách phân phối tài liệu

- Ban Giám hiệu

- Các đơn vị

- Thư ký ISO 

II. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT:

- ĐHHĐ:                    Đại học Hồng Đức

- P. HTQT:                 Hợp tác Quốc tế

- BGH:                       Ban Giám hiệu

4. TÀI LIỆU LIÊN QUAN (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI)

- Nghị định 21/2001/ND-CP ngày 28/5/2001 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh xuất cảnh, nhập cảnh của người nước ngoài tại Việt Nam.

- Thông tư liên tịch Bộ Công an-Bộ Ngoại giao 04/2002/TTLT-BCA-BNG ngày 29/1/2002 về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định 21/2001/ND-CP.

- Nghị định 165/2004/ND-CP ngày 16/9/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Giáo dục về quản lý Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực giáo dục.

- Nghị định 82/2001/ND-CP ngày 6/11/2005 của Thủ tướng Chính phủ về nghi lễ Nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài.

- Quyết định số 206-QĐ/TU ngày 01/02/2016 của Tỉnh ủy Thanh Hóa về việc Ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn Tỉnh Thanh Hóa.

- Quyết định số 971/QĐ-ĐHHĐ, ngày 24/06/2013 của Hiệu trưởng trường ĐHHĐ về việc ban hành quy định về công tác Hợp tác quốc tế trong trường ĐHHĐ.

5.      NỘI DUNG:

TT

Nội dung thực hiện và chuẩn chất lượng

Người chịu

trách nhiệm

Hồ sơ liên quan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

Chuẩn bị hồ sơ đón, tiếp khách:

- Tiếp nhận (từ BGH hoặc trực tiếp) và xử lý yêu cầu của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước về việc tiếp khách quốc tế tại trường ĐHHĐ.

- Tiếp nhận công văn (thông báo hoặc xin phép) của đoàn khách về việc đến làm việc tại trường

- Trao đổi thông tin với đoàn khách về: thành phần, mục đích, nội dung thời gian, hộ chiếu, visa, lý lịch cá nhân của khách (bằng văn bản).

- Xin chủ trương đón tiếp khách của BGH.

- Chuyển văn bản và các hồ sơ có liên quan tới P. HTQT làm công văn báo cáo (hoặc xin phép) UBND tỉnh (sở Ngoại vụ) và công an địa phương.

- Được sự đồng ý của BGH, UBND, Công an

Trưởng phòng HTQT

- CB được phân công

 

- Văn bản đề nghị

 

- Phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài

 

 

 

 

 

2

Lập kế hoạch :

Cập nhật các thông tin cần thiết về khách quốc tế để báo cáo BGH và các Ban, Ngành theo yêu cầu.

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất đón tiếp đoàn và phục vụ buổi làm việc (như maket, khánh tiết, hoa tặng đoàn, xe ô tô đưa đón, chỗ ăn, ở...)

- Phối hợp với các đơn vị chuyên môn để xây dựng kế hoạch làm việc tổng thể trình BGH phê duyệt.

- Kế hoạch đón và tiếp khách được phê duyệt.

- Trưởng phòng HTQT

 

Cán bộ được phân công

Thủ trưởng các đơn vị và cá nhân có liên quan

Kế hoạch đón và tiếp khách

 

 

 

3

 

 

Tổ chức thực hiện:

-     Đấu mối lại với khách thống nhất về kế hoạch làm việc tổng thể.

-     Phối hợp với các đơn vị, cá nhân có liên quan tổ chức đón tiếp, làm việc và tiễn khách theo kế hoạch.

-     Ghi biên bản làm việc, báo cáo kết quả.

- - Ban Giám hiệu

- - Trưởng phòng HTQT

- - Cán bộ được phân công.

- - Thủ trưởng các đơn vị/ cá nhân liên quan.

Biên bản làm việc

 

 

 

4

Kết thúc, lưu hồ sơ :

Sau khi kết thúc ký kết, tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình đón tiếp và tiễn khách được lưu giữ theo quy định.

Cán bộ được

phân công

Các hồ sơ liên quan

6. BIỂU MẪU/ HỐ SƠ THỰC HIỆN:

TT

Tên biểu mẫu

Nơi lưu

Thời gian lưu

01

Đề nghị đón tiếp và làm việc với khách quốc tế tại đơn vị

- P. HTQT

- Đơn vị chuyên môn

2 năm

02

Kế hoạch đón tiếp khách

- P. HTQT

- Đơn vị chuyên môn

2 năm

03

Báo cáo UBND tỉnh, Công an tỉnh về việc đón, tiếp khách quốc tế

- P. HTQT

- Đơn vị chuyên môn

2 năm

04

Biên bản làm việc với khách quốc tế

- P. HTQT

- Đơn vị chuyên môn

2 năm

Các tin mới hơn:

Album

số lượt truy cập
40021119